Sắp xếp thời gian biểu hợp lý hiệu quả

Sắp xếp thời gian

Bạn là người rất bận rộn với công việc, bạn không có nhiều thời gian để chăm lo cho bản thân cũng như thực hiện sở thích của mình. Bạn muốn sắp xếp thời gian biểu tốt nhất để vừa có thể thực hiện tốt các công việc cần làm, vừa đảm bảo sức khỏe có thời gian rảnh rỗi để tận hưởng cuộc sống cũng như nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân cũng như những người xung quanh. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số biện pháp giúp bạn sắp xếp thời gian một cách tốt nhất.

Người Thụy Điển luôn có thói quen viết những công việc cần làm từ nhỏ nhất đến quan trọng nhất vào một tờ giấy nhỏ hoặc tấm bảng nhỏ rồi ghim tờ giấy vào những vị trí mà họ dễ thấy như tủ lạnh, bàn ăn, thậm chí cả nhà vệ sinh,... Mỗi khi có một việc quan trọng như cuộc họp, hẹn hò, công tác,…thì họ sẽ chọn một giải pháp phân bổ thời gian cho các công việc đó. Họ sử dụng một quyển sổ nhỏ, kẻ khung các cột từ thứ hai đến chủ nhật và ghi lại các công việc sắp tới cần làm vào những ngày thích hợp.

Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng sắp xếp thời gian biểu theo văn hóa của người Thụy Điển cực kỳ hữu dụng. Trong một tuần đầu tiên thử nghiệm bạn sẽ nhận ra được những ưu điểm tuyệt vời về quản lý thời gian của bản thân:

  • Bạn hình thành thói quen luôn luôn ghi và nhớ mọi việc cần làm, dù là nhỏ nhất.
  • Bạn sẽ quen dần với việc sắp xếp công việc khoa học theo thời gian biểu để làm việc có khoa học.
  • Bạn sẽ nhận ra lượng thời gian tiêu thụ cho mỗi công việc để biết cách sắp xếp lại thời gian biểu sao cho hợp lý hơn.
  • Bạn sẽ tập trung hơn khi biết thời deadline của công việc, khi nào bắt đầu và khi nào phải kết thúc. Do đó bạn chỉ tập trung vào làm việc để đạt deadline nhanh nhất mà không có thời gian để nghĩ đến những việc khác và dễ dàng hoàn thành khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian cho phép mà không cần tốn nhiều thời gian, thậm chí còn tiết kiệm được thời gian nếu bạn làm việc hiệu quả.
  • Bạn sẽ tạo cho chính bạn thói quen cẩn thận, chi tiết và có nguyên tắc, điều tiết khối lượng công việc từ có kế hoạch đến những công việc đột xuất dù bất cứ trong hoàn cảnh nào.

Người Nhật cũng vậy, họ luôn làm việc từ 9h sáng đến 9h tối mới lặng lẽ rời khỏi bàn làm việc, họ có cách quản lý thời gian trong một cuốn sổ nhỏ, họ sắp xếp thời gian biểu cho cả tuần để làm việc hiệu quả hơn. Một điều đặc biệt là họ có thói quen ghi những công việc quan trong hay những công việc cần làm hay những lời nhắc nhở lên tờ giấy note vàng và dính khắp mọi nơi, những nơi họ có thể nhìn thấy theo thứ tự ưu tiên. Xong công việc này, họ sẽ bỏ tờ giấy note đó đi và làm công việc tiếp theo.

Nếu như bạn làm công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng hay trực tổng đài,... bất kỳ công việc nào thì việc sử dụng giấy note là rất cần thiết và sẽ giúp bạn theo dõi được những công việc chưa thực hiện và cần hoàn thành vào lúc nào.

Tuy nhiên, với công nghệ hiện đại như bây giờ thì các bạn trẻ cảm thấy việc cầm bút và những mẫu giấy rất thủ công, mặc dù đó là một thói quen tốt, nhưng nhưng giới trẻ ngày nay thường lười nên tận dụng hết những công nghệ hiện có để đáp ứng nhu cầu và cũng cảm thấy tiện lợi hơn là việc mỗi khi cần xemlaij lịch làm việc lại phải tìm lại quyển sổ, mẩu giấy mình đã ghi chép.

Một số ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian hay công việc hiện nay không hề thiếu, chúng sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian biểu và tiết kiệm đến 40% thời gian thực hiện do có sự phân bổ thời gian làm việc hợp lý:

  • Evernote: một ứng dụng cho phép bạn ghi nhớ lại tất cả những công việc và lưu lại vào tài khoản Evernote của riêng mình và bạn có thể xem nó trực tiếp trên web hoặc ứng dụng cho Windows/Mac và kể cả trên điện thoại di động sử dụng hệ điều hành của Android hay iOS.
  • Google Calendar: giúp bạn lên lịch thời gian trong một khoảng thời gian nhất định, và có tính năng nhắc nhở qua SMS, qua mail, hơn nữa còn tích hợp nhiều dịch vụ của Google rất tốt cho công việc của bạn.
  • Remembermilk: một ứng dụng giúp bạn lưu lại những công việc cần làm mỗi ngày để bạn có thể quản lý các công việc sắp tới.

Vậy sắp xếp thời gian biểu ra sao để làm việc hiệu quả mà vẫn đảm bảo sức khỏe?

Cách sắp xếp thời gian và một lịch sinh hoạt chuẩn là yếu tố quyết định đến hiệu quả công việc của bạn.

Theo các chuyên gia bạn cần cân đối thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý để có thể tái tạo sức lao động và luôn giữ được tinh thần tỉnh táo minh mẫn nhất để làm việc. Vì vậy cần sắp xếp thời gian biểu thật hợp lý và cân đối để đem lại hiệu quả tốt nhất và có cuộc sống cân bằng nhất.

6 giờ đến 6 giờ 30: Hãy dành khoảng thời gian vừa bắt đầu ngày mới để tập thể dục và rèn luyện thân thể. Điều này sẽ giúp bạn có được sức khỏe dồi dào cũng như có thói quen dậy sớm.

6 giờ 30 - 7 giờ 30: Ăn sáng (hãy ăn sáng trước 8h)

Buổi sáng bạn hãy bổ sung đầy đủ các dưỡng chất quan trọng như protein, vitamin để cung cấp dưỡng chất cho cả ngày làm việc.

8h – 12 h: Làm việc hoặc học tập, thực hiện những công việc hàng ngày

12h – 12h 30: Dùng bữa trưa hoặc tự nấu nướng bữa trưa phù hợp

12 giờ 30 – 13 giờ 30: Dành thời gian thư giãn, giải trí và có giấc ngủ trưa đủ sâu

13 giờ 30 – 5 giờ: Bắt đầu thực hiện công việc buổi chiều

5 giờ - 6 giờ: Dành thời gian đi chợ, tập thể dục, tham gia các lớp học thêm hoặc thực hiện một số sở thích cá nhân, đi mua sắm…

6 giờ - 8 giờ: Nấu cơm, dùng bữa tối, dọn dẹp phòng ốc, nhà cửa

8 giờ: Dành thời gian cho bản thân, tham gia các hoạt động giải trí, thư giãn….

Sắp xếp thời gian biểu làm việc và sinh hoạt ăn uống điều độ sẽ giúp bạn duy trì sức khỏa tốt, tăng hiệu quả công việc đồng thời đây cũng là một kế hoạch sống tích cực giúp bạn tận hưởng cuộc sống tốt nhất.

Tin tức liên quan