Phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân

Zép Xanh

Thời gian biểu là sự sắp xếp các công việc theo quy trình có dealine và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu sự căng thẳng, tránh xao nhãng, bỏ sót công việc, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc, học tập. Có rất nhiều người đã lập thời gian biểu bằng lịch để bàn hoặc sổ tay công việc riêng, song những phương pháp này rất thủ công và mất nhiều thời gian để bạn có thể lên kế hoạch, thậm chí khó tẩy xóa đề sửa đổi. Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân là một trong những ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho tất cả mọi người, từ học sinh đến sinh viên hay những người đi làm, những ai muốn quản lý thời gian của mình một cách khoa học.

Phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho bản thân, bạn biết được quá trình, khối lượng công việc và quỹ thời gian hiện tại, đồng thời tìm ra cách sử dụng thời gian hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, khoa học, bạn sẽ có khả năng:

–         Biết được khối lượng công việc mình cần làm trong khoảng thời gian nhất định.

–         Lập kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất, xác định được rõ mục tiêu để cam kết kết quả công việc trong sự kiểm soát của bản thân.

–         Xác định, ước lượng thời gian vừa đủ để làm việc.

–         Xử lý được các tình huống bất ngờ, công việc đột suất, không dự tính trước.

–         Giảm thiểu căng thẳng do quá tải công việc mà không sắp xếp được.

Với một thời gian biểu chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý các công việc được giao hoặc sắp xếp lịch học mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng sắp xếp thời gian biểu thông minh, những phần mềm miễn phí để người dùng có thể trải nghiệm, bạn có thể tìm đến các công cụ hổ trợ như Evernote, Google Calendar, Timely, NoteDolist, VueMinder Ultimate, RememberMilk, Trello, A+ Timetable,.....Mỗi ứng dụng có những điểm nổi bật riêng và tích hợp với các thiết bị thông minh, bạn có thể sử dụng ứng dụng mà bạn thấy phù hợp với bản thân nhất,

Làm sao sử dụng phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân?

Các phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân có sự tiện ích chung đó là thiết kế giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng cho người dùng. Để có thể sử dụng các ứng dụng sắp xếp thời gian biểu này, bạn cần tải ứng dụng về thiết bị của mình, có thể là điện thoại di động, máy tính cây, laptop, ipad,....Tiếp đến bạn lập tài khoản cá nhân trên các ứng dụng đó để bảo mật thông tin tuyệt đối cho bạn. Bạn quản lý các kế hoạch cá nhân bằng các truy câp vào tài khoản cá nhân đó của bạn để theo dõi công việc, cũng như thiết lập các tác vụ mới.

Bạn nên lập thời gian biểu cá nhân thường xuyên, dành ra 15 phút một ngày là bạn có thể lập thời gian biểu cố định mỗi tuần theo các bước dưới đây:

1. Lên danh sách các công việc cần làm, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, công việc nào quan trọng thì làm trước. Tiếp đến là ước lượng khoảng thời gian vừa đủ dành để làm việc. Khoảng thời gian này chỉ mang tính chất ước lượng dựa vào thực tế công việc bạn đã làm, không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc cần làm và mục tiêu deadline công việc của bạn.

Ví dụ, Bạn là lớp trưởng của lớp, công việc của bạn là giải quyết các vấn đề trong lớp, hõ trợ giáo viên quản lý các kế hoạch học tập, thông báo các thông tin về lịch học, chỉ định của nhà trường,....Bạn cần tham gia các buổi họp của nhà trường cũng với các cán bộ của các lớp về nội dung quy chế thi học kỳ và lịch thi. Như vậy bạn cần sắp xếp thời gian cố định tham gia buổi họp, ước lượng khoảng thời gian diễn ra buổi họp để dành thời gian trao đổi với giáo viên chủ nhiệm, các công việc tại lớp học trong những khoảng thời gian đó bạn có thể giao lại cho lớp phó và nhận lại báo cáo của lớp phó để tổng kết báo cáo lại cho giáo viên chủ nhiệm.

2. Từ danh sách các công việc càn làm và ước lượng thời gian cụ thể, bạn hãy liệt kê chi tiết các tác vụ của mỗi công việc vào những khoảng thời gian được cài đặt tài khoản cá nhận của phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân của bạn.

3. Khi có công việc đột xuất phát sinh, bạn hãy xem lại danh sách việc cần làm, so sánh công việc phát sinh đó với các công việc kế tiếp, công việc nào quan trọng sẽ ưu tiên trước và bạn cần lập lại thời gian biểu cho những kế hoạch cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.

4. Bạn hãy để dành ra một ít thời gian rảnh nhất định trong bảng biểu thời gian của bạn để làm các công việc không tên. Trong thực tế, người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn. Nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi người trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn để lấy nước uống, rửa mặt, vệ sinh,.... Rõ ràng, bạn không thể nào biết được khi nào mình sẽ bị gián đoạn, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian để phản ứng hiệu quả với những công việc, vấn đề cấp bách.

Sau khi sắp xếp công việc theo lịch thời gian biểu bạn đã dự tính, nếu như bạn không còn thời gian tư do trong quỹ thời gian 24h mỗi ngày cho việc nghỉ ngơi, vận động nhẹ hay sinh hoạt gia đình, thì bạn cần xem lại các giả định đầu để ước lượng lại khoảng thời gian chính xác hơn. Đồng thời, bạn nên coi lại danh sách việc cần làm và deadline, xem thử bạn có đang làm quá nhiều việc linh tinh khác không? Tuy nhiên, mọi thứ không thể nào chuẩn mực được, khi hoàn thành mỗi công việc trước deadline đó thì bạn hãy dịch chuyển các công việc khác lên để có thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc hoặc dồn vào cuối ngày.

Hãy nhớ rằng bạn cần biết cách sử dụng phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân để tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Bạn có thể tăng thời gian làm việc của mình bằng cách phân chia công việc phù hợp cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc rườm ra mất nhiều thời gian hoặc các công việc quan trọng khác, sử dụng linh hoạt công nghệ tự động cho công việc,.... Tất cả sẽ giúp bạn vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

Thời gian biểu là sự sắp xếp các công việc theo quy trình có dealine và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu sự căng thẳng, tránh xao nhãng, bỏ sót công việc, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc, học tập. Có rất nhiều người đã lập thời gian biểu bằng lịch để bàn hoặc sổ tay công việc riêng, song những phương pháp này rất thủ công và mất nhiều thời gian để bạn có thể lên kế hoạch, thậm chí khó tẩy xóa đề sửa đổi. Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân là một trong những ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho tất cả mọi người, từ học sinh đến sinh viên hay những người đi làm, những ai muốn quản lý thời gian của mình một cách khoa học.

Phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho bản thân, bạn biết được quá trình, khối lượng công việc và quỹ thời gian hiện tại, đồng thời tìm ra cách sử dụng thời gian hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, khoa học, bạn sẽ có khả năng:

–         Biết được khối lượng công việc mình cần làm trong khoảng thời gian nhất định.

–         Lập kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất, xác định được rõ mục tiêu để cam kết kết quả công việc trong sự kiểm soát của bản thân.

–         Xác định, ước lượng thời gian vừa đủ để làm việc.

–         Xử lý được các tình huống bất ngờ, công việc đột suất, không dự tính trước.

–         Giảm thiểu căng thẳng do quá tải công việc mà không sắp xếp được.

Với một thời gian biểu chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý các công việc được giao hoặc sắp xếp lịch học mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng sắp xếp thời gian biểu thông minh, những phần mềm miễn phí để người dùng có thể trải nghiệm, bạn có thể tìm đến các công cụ hổ trợ như Evernote, Google Calendar, Timely, NoteDolist, VueMinder Ultimate, RememberMilk, Trello, A+ Timetable,.....Mỗi ứng dụng có những điểm nổi bật riêng và tích hợp với các thiết bị thông minh, bạn có thể sử dụng ứng dụng mà bạn thấy phù hợp với bản thân nhất,

Làm sao sử dụng phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân?

Các phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân có sự tiện ích chung đó là thiết kế giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng cho người dùng. Để có thể sử dụng các ứng dụng sắp xếp thời gian biểu này, bạn cần tải ứng dụng về thiết bị của mình, có thể là điện thoại di động, máy tính cây, laptop, ipad,....Tiếp đến bạn lập tài khoản cá nhân trên các ứng dụng đó để bảo mật thông tin tuyệt đối cho bạn. Bạn quản lý các kế hoạch cá nhân bằng các truy câp vào tài khoản cá nhân đó của bạn để theo dõi công việc, cũng như thiết lập các tác vụ mới.

Bạn nên lập thời gian biểu cá nhân thường xuyên, dành ra 15 phút một ngày là bạn có thể lập thời gian biểu cố định mỗi tuần theo các bước dưới đây:

1. Lên danh sách các công việc cần làm, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, công việc nào quan trọng thì làm trước. Tiếp đến là ước lượng khoảng thời gian vừa đủ dành để làm việc. Khoảng thời gian này chỉ mang tính chất ước lượng dựa vào thực tế công việc bạn đã làm, không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc cần làm và mục tiêu deadline công việc của bạn.

Ví dụ, Bạn là lớp trưởng của lớp, công việc của bạn là giải quyết các vấn đề trong lớp, hõ trợ giáo viên quản lý các kế hoạch học tập, thông báo các thông tin về lịch học, chỉ định của nhà trường,....Bạn cần tham gia các buổi họp của nhà trường cũng với các cán bộ của các lớp về nội dung quy chế thi học kỳ và lịch thi. Như vậy bạn cần sắp xếp thời gian cố định tham gia buổi họp, ước lượng khoảng thời gian diễn ra buổi họp để dành thời gian trao đổi với giáo viên chủ nhiệm, các công việc tại lớp học trong những khoảng thời gian đó bạn có thể giao lại cho lớp phó và nhận lại báo cáo của lớp phó để tổng kết báo cáo lại cho giáo viên chủ nhiệm.

2. Từ danh sách các công việc càn làm và ước lượng thời gian cụ thể, bạn hãy liệt kê chi tiết các tác vụ của mỗi công việc vào những khoảng thời gian được cài đặt tài khoản cá nhận của phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân của bạn.

3. Khi có công việc đột xuất phát sinh, bạn hãy xem lại danh sách việc cần làm, so sánh công việc phát sinh đó với các công việc kế tiếp, công việc nào quan trọng sẽ ưu tiên trước và bạn cần lập lại thời gian biểu cho những kế hoạch cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.

4. Bạn hãy để dành ra một ít thời gian rảnh nhất định trong bảng biểu thời gian của bạn để làm các công việc không tên. Trong thực tế, người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn. Nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi người trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn để lấy nước uống, rửa mặt, vệ sinh,.... Rõ ràng, bạn không thể nào biết được khi nào mình sẽ bị gián đoạn, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian để phản ứng hiệu quả với những công việc, vấn đề cấp bách.

Sau khi sắp xếp công việc theo lịch thời gian biểu bạn đã dự tính, nếu như bạn không còn thời gian tư do trong quỹ thời gian 24h mỗi ngày cho việc nghỉ ngơi, vận động nhẹ hay sinh hoạt gia đình, thì bạn cần xem lại các giả định đầu để ước lượng lại khoảng thời gian chính xác hơn. Đồng thời, bạn nên coi lại danh sách việc cần làm và deadline, xem thử bạn có đang làm quá nhiều việc linh tinh khác không? Tuy nhiên, mọi thứ không thể nào chuẩn mực được, khi hoàn thành mỗi công việc trước deadline đó thì bạn hãy dịch chuyển các công việc khác lên để có thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc hoặc dồn vào cuối ngày.

Hãy nhớ rằng bạn cần biết cách sử dụng phần mềm sắp xếp thời gian biểu cá nhân để tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Bạn có thể tăng thời gian làm việc của mình bằng cách phân chia công việc phù hợp cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc rườm ra mất nhiều thời gian hoặc các công việc quan trọng khác, sử dụng linh hoạt công nghệ tự động cho công việc,.... Tất cả sẽ giúp bạn vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

 

Tin tức liên quan