Cách sắp xếp thời gian và công việc

Sắp xếp thời gian

Mỗi người có một cách sắp xếp thời gian và công việc khác nhau, về cơ bản thì có thể theo 1 sườn kế hoạch nhất định, nhưng khi đi sâu chi tiết vào từng quy trình sẽ khác nhau. Việc này ảnh hưởng lớn đến công việc cũng như cuộc sống đòi hỏi mỗi người cần có cách thực hiện tốt nhất.

Sắp xếp thời gian và công việc hiệu quả là một kỹ năng mà không phải ai cũng thực hiện được. Trên thực tế, có những người tự tạo nếp sống, tỉnh kỷ luật trong cuộc sống và công việc cho riêng mình, nhưng cũng có những người luôn mệt mỏi trì trệ trong công việc do không có cách sắp xếp thời gian và công việc hợp lý. Do vậy, để làm việc hiệu quả, mỗi người cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hợp lý.

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng sống cực kỳ cần thiết cho con người, nhất là với nhịp sống hiện đại, khi mà lao động trí óc được ưu tiên hàng đầu, não bộ làm việc nhiều hơn so với chân tay dẫn đến tình trạng căng thẳng, mệt mỏi kéo dài vì bị quá tải do khối lượng công việc cần giải quyết quá nhiều. Tất cả mọi người đều có 24h để sinh hoạt và làm việc như nhau, nhưng mỗi một cá nhân lại sử dụng quỹ thời gian ấy khác nhau. Bạn đã thực sự sử dụng quỹ thời gian ấy hợp lý hay chưa? Các tiêu chí về cách sắp xếp thời gian và công việc được chia sẻ dưới đây chắc chắn sẽ giúp ích cho các bạn trong việc quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất.

Một số cách sắp xếp thời gian và công việc giúp bạn tăng hiệu quả làm việc

  1. Sắp xếp thời gian và công việc theo quy trình

Quy trình quản lý thời gian và công việc như thế nào? Là việc bạn liệt kê tất cả các công việc cần làm trong một khoảng thời gian ngắn hoặc trong 1 ngày và thực hiện lần lượt các công việc, xong công việc này sẽ làm đến công việc khác, theo một quy trình lặp lại trong một khoảng thời gian để bạn không bị bỏ sót công việc nào.

Ví dụ bạn cần thực hiện nhiều việc cùng lúc và cần di chuyển đến nhiều địa điểm trong một ngày hãy liệt kê tất cả các việc cần làm sau đó lên kế hoạch cụ thể. Sắp xếp việc cần làm trước, việc làm sau và nhóm các công việc có thể thực hiện đan xen cùng lúc để tiết kiệm tối đa thời gian đồng thời có hiệu quả tốt nhất.

        2. Sắp xếp thời gian và công việc theo mức độ ưu tiên

Bạn hãy lên danh sách các công việc cần thực hiện và đánh giá mức độ công việc, công việc nào quan trọng cần phải ưu tiên thực hiện trước hay những công việc không mấy quan trọng có thể thực hiện sau. Bạn sẽ rèn luyện được khả năng lập luận tư duy trong công việc, làm việc theo hệ thống, thực hiện các công việc được ưu tiên trước sẽ giúp bạn tăng hiệu quả làm việc lên cao nhất.

Ví dụ bạn cần hoàn thành báo cáo công việc và lên kế hoạch dự kiến cho chương trình mới trong cùng một ngày. Hãy ưu tiên việc cần thực hiện trước, việc cần kíp và quan trọng lên trên sau đó hãy thực hiện công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn. Mức độ ưu tiên của công việc được tính dựa vào tầm quan trọng, thời gian thực hiện, deadline cho công việc đó cũng như mức độ ảnh hưởng của công việc. Từ đó bạn có thể dễ dàng có cách sắp xếp thời gian và công việc hiệu quả, hợp lý nhất là khi có hàng tá công việc đan xen cần bạn giải quyết kịp thời.

      3.Sắp xếp thời gian và công việc theo sự kiểm soát

Trong những kế hoạch thời gian và công việc bạn đã sắp xếp sẵn thì luôn có những công việc phát sinh và những yếu tố bên ngoài tác động ngoài dự tính. Chính vì vậy bạn hãy lên kế hoạch theo sự kiểm soát của cá nhân, có thể tính toán thời gian chênh lệch cho những kế hoạch cần thực hiện để giúp bạn hạn chế rủi ro và giải quyết ổn thỏa. Ví dụ bạn hẹn gặp đối tác để trao đổi lúc 9h00 sáng. Vậy thì làm thế nào để bạn có thể tạo hiệu quả cho cuộc hẹn đó? Bạn hãy làm như sau:

  • Gọi điện xác nhận và nhắc nhở đối tác về mục đích, thời gian và địa điểm của cuộc hẹn, để chắc chắn rằng bạn không bị cho “leo cây”.
  • Kiểm tra quãng đường di chuyển đến điểm hiện trên map để ước tính thời gian.
  • Nên sắp xếp đến sớm hơn cuộc hẹn khoảng 15 phút, để bạn có thể kiểm soát thời gian nếu như có trục chặc trên đường đi như hỏng xe, tắc đường,...

Mối liên hệ giữa sắp xếp thời gian và hiệu suất công việc

Cách sắp xếp thời gian và công việc cũng cho thấy khả năng quản lý cũng như làm việc của mỗi người. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có quỹ thời gian tốt nhất để làm việc cũng như tận hưởng cuộc sống từ đó đem lại hiệu quả cao nhất trong cách làm việc.

  • Thiết lập mục tiêu cá nhân: Hãy đặt ra một khoảng thời gian nhất định cho một công việc cụ thể.
  • Tiến độ công việc thực hiện và tiết kiệm thời gian: Khi bạn cố gắng hoàn thành công việc nhanh nhất trong một khoảng thời gian đã được định sẵ sẽ giúp bạn tập trung cao độ để tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian chết do sự lề mề của bản thân.
  • Thời gian và sự trì hoãn công việc: khi bạn dự tính thời gian thực hiện công việc sai lệch, hoạch do tác động của những yếu tố bên ngoài sẽ khiến bạn phải tạm dừng công việc hiện tại để bắt đầu công việc tiếp theo hoặc là trì hoãn công việc tiếp theo để hoàn thành công việc trước đó.
  • Cân bằng thời gian nghỉ ngơi và thời gian làm việc: Thời gian làm việc luôn cao hơn rất nhiều lần so với thời gian nghỉ ngơi, tuy nhiên bạn hãy sắp xếp thời gian nghỉ ngời đan xen giữa các công việc để giúp bạn cân bằng thể chất và tập trung cao độ hơn.

Các cách sắp xếp thời gian và công việc được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn và mọi người xây dựng mục tiêu học tập, làm việc trong cuộc sống . Bạn là người muốn thay đổi thực sự và luôn tìm phương án tốt nhất giúp gia tăng hiệu suất trong công việc, bạn hãy bắt đầu từ việc học cách quản lý thời gian của chính mình. Đây là một trong những giải pháp tốt nhất để tăng hiệu quả làm việc và nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn.

Tin tức liên quan